Czy fundacja musi prowadzić pełną księgowość?

Organizacje pozarządowe podlegają obowiązkom ewidencyjnym od pierwszego dnia swojej działalności, jednak zakres tych obowiązków nie jest dla wszystkich jednakowy. Czy fundacja musi prowadzić pełną księgowość, czy też przepisy dopuszczają uproszczone formy ewidencji? Odpowiedź zależy od kilku czynników – skali działalności, źródeł przychodów oraz tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą. Przeczytaj poniższy wpis blogowy i dowiedz się, kiedy fundacja musi stosować pełną księgowość, a kiedy przepisy dopuszczają inne rozwiązania.

Czy fundacja musi mieć pełną księgowość?

Ustawa o rachunkowości obejmuje swoim zakresem wszystkie osoby prawne z siedzibą w Polsce – a fundacje, posiadając osobowość prawną, mieszczą się w tej kategorii bez wyjątku. Co do zasady każda fundacja jest więc zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z jej przepisami. Czy fundacja musi mieć więc pełną księgowość? Przepisy z 2016 r. umożliwiły wybranym organizacjom pozarządowym stosowanie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Prawo to przysługuje wyłącznie podmiotom spełniającym łącznie określone warunki: nieprowadzącym działalności gospodarczej, niespełniającym kryteriów instytucji obowiązanej do badania sprawozdań oraz osiągającym przychody nieprzekraczające 100 000 zł w poprzednim roku obrotowym.

Pełna księgowość w fundacji – jakie obowiązki obejmuje?

Pełna księgowość w fundacji oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Każda operacja finansowa musi znajdować odzwierciedlenie w odpowiednim dokumencie źródłowym oraz zapisie księgowym, a ewidencja powinna być prowadzona w sposób rzetelny i sprawdzalny. Fundacja zobowiązana jest też do stosowania zakładowego planu kont dostosowanego do specyfiki swojej działalności.

Na koniec każdego roku obrotowego organizacja przygotowuje sprawozdanie finansowe – pełna księgowość dla fundacji wymaga, by zostało ono zatwierdzone przez właściwy organ, a następnie złożone w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podstawowe elementy tego sprawozdania to:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych z podziałem na konta syntetyczne i analityczne, umożliwiającym wyodrębnienie działalności statutowej i ewentualnej gospodarczej,
• sporządzanie bilansu oraz rachunku zysków i strat odzwierciedlających rzeczywistą sytuację majątkową organizacji,
• przygotowanie informacji dodatkowej zawierającej opis przyjętych zasad rachunkowości i objaśnienia do pozycji bilansu.

Kiedy pełna księgowość przynosi realne korzyści?

Pełna rachunkowość porządkuje finanse fundacji w sposób, którego nie zapewnia uproszczona ewidencja. Dla każdej organizacji, dla której pełna księgowość stała się obowiązkiem, szczegółowy podział kont pozwala przypisać każdy wydatek do konkretnego projektu lub obszaru działalności, co jest nieocenione przy rozliczaniu dotacji i grantów wieloletnich.

Przejrzysta dokumentacja finansowa odgrywa też ważną rolę w relacjach z darczyńcami i instytucjami grantowymi, które coraz częściej wymagają szczegółowych raportów jeszcze przed przyznaniem środków. Na podstawie danych z ksiąg rachunkowych zarząd może precyzyjniej oszacować koszty projektów i oceniać efektywność wydatków, co realnie wspiera planowanie działań statutowych na kolejne okresy.

Pełna księgowość dla stowarzyszenia i fundacji – czy jakoś się różnią?

Pełna księgowość dla stowarzyszenia opiera się na tych samych przepisach ustawy o rachunkowości – oba typy organizacji podlegają identycznym zasadom prowadzenia ksiąg, sporządzania sprawozdań i archiwizacji dokumentów. Podobne są też kryteria korzystania z uproszczonej ewidencji. W praktyce obciążenia administracyjne są dla obu form organizacyjnych zbliżone.

Różnice wynikają z konstrukcji prawnej każdej z nich. Fundacja opiera się na majątku wniesionym przez fundatora, co wpływa na strukturę bilansu i sposób ewidencjonowania aktywów trwałych. Stowarzyszenie natomiast czerpie przychody w znacznej mierze ze składek członkowskich, które wymagają odrębnego ujęcia w ewidencji i innego podejścia do planowania budżetu.

Różni się też tryb zatwierdzania sprawozdań finansowych – w stowarzyszeniu tę funkcję pełni zazwyczaj walne zebranie członków, w fundacji zaś rada lub inny organ wskazany w statucie. Ma to wpływ na harmonogram prac księgowych na koniec roku obrotowego i terminy składania dokumentów do KRS.

Jak zadbać o finanse fundacji od początku?

Wdrożenie pełnej rachunkowości wymaga przede wszystkim opracowania dokumentu określającego zasady ewidencji, zakładowy plan kont oraz reguły obiegu wszystkich dowodów księgowych. Powinna być ona zatwierdzona przez zarząd i aktualizowana za każdym razem, gdy zmienia się zakres działalności organizacji. Bez tego dokumentu nawet doświadczony księgowy działa bez jednoznacznych ram, co zwiększa ryzyko niespójności w zapisach.

Współpraca z biurem rachunkowym znającym specyfikę sektora NGO może okazać się niezbędna – szczególnie gdy fundacja dopiero startuje i nie dysponuje własnym zapleczem finansowym. Dobry specjalista pomoże nie tylko poprawnie prowadzić ewidencję, ale też przygotować organizację na kontrole i audyty grantowe.