Jaką księgowość prowadzi fundacja?

Osoby tworzące organizacje pozarządowe często nie wiedzą, jaką księgowość powinna prowadzić fundacja i jakie przepisy regulują ten obszar. Warto już na etapie rejestracji poznać różnicę między uproszczoną ewidencją przychodów i kosztów a pełną rachunkowością, bo wybór między nimi ma poważne konsekwencje prawne. Przeczytaj poniższy wpis blogowy i dowiedz się, jakie obowiązki ciążą na fundacji oraz jak podejść do nich w praktyce.

Fundacja – jaka księgowość jest obowiązkowa?

Czy fundacja musi mieć księgowość? Tak – wynika to bezpośrednio z przepisów. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. obejmuje swoim zakresem m.in. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz osoby prawne, a fundacje należą właśnie do tej drugiej kategorii. Oznacza to, że każda taka instytucja zarejestrowana w Polsce podlega obowiązkom ewidencyjnym od pierwszego dnia swojego działania.

Fundacja prowadząca działalność a księgowość, którą musi przy tym stosować, to dwa nierozłączne tematy – szczególnie gdy organizacja nie ogranicza się do celów statutowych, lecz generuje też przychody. W takim przypadku ewidencja musi obejmować oba obszary w sposób umożliwiający ich wyraźne rozróżnienie. Przychody z pracy odpłatnej pożytku publicznego oraz z działalności gospodarczej podlegają odrębnym regułom księgowania.

Rachunkowość w fundacji pełni przy tym nie tylko funkcję sprawozdawczą wobec organów zewnętrznych, ale też wewnętrzną – pozwala zarządowi kontrolować, czy środki są wydatkowane zgodnie z celami statutowymi. Transparentność finansowa jest jednym z warunków utrzymania zaufania darczyńców oraz prawa do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych.

Jaka księgowość w fundacji jest dopuszczalna?

Pytanie o to, jaka księgowość w fundacji jest dopuszczalna, nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi – przepisy przewidują kilka możliwości. Zależy to przede wszystkim od wysokości osiąganych przychodów oraz tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą.

Przepisy wprowadzone w 2016 r. umożliwiły stosowanie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zamiast pełnej księgowości. Prawo do skorzystania z tej opcji mają jednak wyłącznie podmioty spełniające ściśle określone kryteria – m.in. te, które nie prowadzą działalności gospodarczej i których przychody nie przekroczyły w poprzednim roku obrotowym 100 tysięcy złotych.

Dopuszczalne formy ewidencji to:

• pełna księgowość zgodna z ustawą o rachunkowości, obejmująca m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie bilansu oraz rachunku zysków i strat,
• uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, dostępna dla organizacji spełniających ustawowe kryteria dotyczące skali działalności,
• rozbudowana ewidencja związana z działalnością gospodarczą fundacji, wymagająca m.in. wyodrębnienia kont przychodów i kosztów według źródeł finansowania.

Rachunkowość w fundacji – podstawowe obowiązki organizacji

Prowadzenie księgowości fundacji w praktyce oznacza przede wszystkim systematyczne dokumentowanie wszystkich operacji finansowych. Każda darowizna, dotacja, przychód czy wydatek na realizację celów statutowych musi być prawidłowo ujęty w ewidencji i potwierdzony odpowiednim dokumentem źródłowym. 

Fundacje objęte ustawą o rachunkowości mają obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego, na które składają się: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Organizacje posiadające status OPP zobowiązane są dodatkowo do przekazywania sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności. Dokumenty te muszą być zatwierdzone przez odpowiedni organ – najczęściej radę lub zarząd – a następnie złożone we właściwym rejestrze.

Archiwizacja dokumentów finansowych to element, o którym wiele fundacji zapomina. Przepisy nakładają obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat, a dowodów księgowych – przez okres wynikający z przepisów podatkowych, zazwyczaj przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zaniedbanie tego obowiązku może rodzić poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Fundacja non profit – jaką powinna mieć księgowość?

Pojęcie „non profit” nie jest zdefiniowane wprost w polskim prawie – określa ono raczej charakter działalności, w której wypracowane nadwyżki są przeznaczane na cele statutowe, a nie na podział między założycieli czy członków. Fundacja non profit też powinna prowadzić księgowość, której forma zależy od tego, czy spełnia ona kryteria do stosowania uproszczonej ewidencji, czy też podlega pełnym zasadom rachunkowości.

Na wybór formy ewidencji wpływa kilka czynników:

• wysokość przychodów – przekroczenie progu 100 tysięcy złotych w poprzednim roku obrotowym wyklucza stosowanie uproszczonej ewidencji,
• prowadzenie lub brak działalności gospodarczej – fundacja prowadząca działalność jest zobowiązana do stosowania pełnej księgowości niezależnie od poziomu przychodów,
• decyzja organu zarządzającego dotycząca wyboru ewidencji – nawet organizacja spełniająca warunki uproszczenia może dobrowolnie zdecydować się na pełną rachunkowość.

Fundacja – jak prowadzić księgowość zgodnie z przepisami?

By wiedzieć, jak prowadzić księgowość fundacji, należy ustalić, jaka forma ewidencji jest wymagana lub dopuszczalna w danym przypadku. Na tej podstawie zarząd powinien podjąć decyzję o tym, czy dokumentacja finansowa będzie prowadzona wewnętrznie – przez osobę zatrudnioną w organizacji – czy przez zewnętrzne biuro rachunkowe. W przypadku instytucji stosujących pełną rachunkowość zlecenie obsługi specjalistom bywa bezpieczniejsze, choć wiąże się z regularnymi kosztami, które należy uwzględnić w budżecie. Niezależnie od wybranego modelu obsługi, organizacja powinna posiadać wewnętrzny dokument określający m.in. stosowany rok obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz zasady obiegu dokumentów.

Jak uporządkować prowadzenie księgowości fundacji?

Dobrze zorganizowana dokumentacja finansowa to podstawa sprawnego działania każdej organizacji pozarządowej. Prowadzenie księgowości fundacji wymaga ustalenia przejrzystych procedur wewnętrznych – od sposobu gromadzenia dokumentów, przez ich opis i dekretację, aż po archiwizację. Im wcześniej instytucja wprowadzi te procedury, tym mniejsze ryzyko chaosu w dokumentach przy okazji kontroli lub przygotowywania rocznego sprawozdania.

Regularna kontrola zgodności zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi pozwala wychwycić błędy zanim urosną w trudny do naprawienia problem. Warto co kwartał weryfikować stan kont bankowych, dokumentację darowizn oraz wydatki przypisane do poszczególnych projektów statutowych.

Fundacja musi wiedzieć, jak prowadzić księgowość, ponieważ jest to narzędzie zarządzania, budujące solidne podstawy wiarygodności. Przejrzysta ewidencja ułatwia pozyskiwanie grantów, upraszcza kontakty z urzędami i daje zarządowi realny obraz kondycji finansowej organizacji. To właśnie na tym gruncie – rzetelnych danych i dobrych praktyk – fundacja może skupić się na tym, co naprawdę ważne: realizacji swoich celów statutowych.