Jak wyprostować zaległości w fundacji lub stowarzyszeniu?

Prowadzenie podmiotu trzeciego sektora wiąże się ze ścisłymi rygorami prawno-finansowymi. W sytuacji, gdy w dokumentacji organizacji narosły wielomiesięczne lub wieloletnie opóźnienia, ważne staje się ustalenie, jak wyprostować zaległości w fundacji w sposób bezpieczny dla jej bytu prawnego. Zaniechania wynikają np. ze zmian personalnych we władzach, utraty kontaktu z dotychczasowym biurem rachunkowym bądź z braku świadomości, że nawet podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej i niemający przychodów musi corocznie rozliczać się z fiskusem oraz sądami.

Najważniejsze informacje

Niezłożone sprawozdania finansowe i merytoryczne nie ulegają zatarciu wraz z upływem czasu. Każdy rok obrotowy wymaga sporządzenia, zatwierdzenia oraz terminowego przekazania dokumentacji do właściwych rejestrów.
Proces naprawczy rozpoczyna się od inwentaryzacji dokumentów, odzyskania historii rachunków bankowych oraz ustalenia ostatniego poprawnie zamkniętego okresu rozliczeniowego.
Zaległe sprawozdania finansowe sporządza się rok po roku w kolejności chronologicznej. Zatwierdzenia dokonuje organ wskazany bezpośrednio w statucie organizacji.
Złożenie zawiadomienia z art. 16 KKS nie stanowi automatycznej gwarancji bezkarności. Wyłączenie karalności następuje wyłącznie wtedy, gdy zostaną spełnione łączne przesłanki ustawowe (m.in. złożenie zawiadomienia przed powzięciem przez organ wyraźnie udokumentowanej wiadomości o czynie, ujawnienie istotnych okoliczności oraz uiszczenie w terminie całej uszczuplonej należności publicznoprawnej).
Sąd rejestrowy prowadzi sformalizowane postępowanie w oparciu o art. 24 ustawy o KRS w zw. z art. 1052 KPC. Ewentualne grzywny orzekane w celu przymuszenia wymierza się członkom zarządu osobiście (jednorazowo do 15 000 zł, z możliwością ich ponawiania), przy czym nieuiszczona grzywna podlega umorzeniu w razie wykonania obowiązku.

Uporządkowanie zaszłości wymaga przejścia przez sformalizowaną procedurę naprawczą. Poniższe opracowanie szczegółowo wyjaśnia etapy audytu, chronologię sporządzania zaległych sprawozdań oraz metody minimalizowania odpowiedzialności karnoskarbowej.

Spis Treści

Inwentaryzacja stanu faktycznego i audyt otwarcia

Przystąpienie do prac naprawczych bez wcześniejszej nalizy grozi pogłębieniem chaosu. Pierwszym krokiem jest więc przeprowadzenie inwentaryzacji dokumentacji źródłowej.

Ustalenie ostatniego zamkniętego bilansu – konieczne jest zweryfikowanie, za który rok obrotowy sporządzono, podpisano i skutecznie złożono ostatnie sprawozdanie finansowe oraz deklarację podatkową.
Odzyskanie historii rachunków bankowych i dokumentacji– zakres odzyskiwania dokumentacji wyznacza z jednej strony art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości (obowiązek przechowywania ksiąg i dowodów księgowych przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą), z drugiej zaś art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej (okres przedawnienia zobowiązań podatkowych wynoszący 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Jeżeli bieg terminu przedawnienia został przerwany lub zawieszony (np. wskutek zastosowania środka egzekucyjnego), konieczne staje się odtworzenie dokumentacji za okresy jeszcze dawniejsze.
Zabezpieczenie dokumentów statutowych – niezbędne jest skompletowanie aktualnego statutu, uchwał o powołaniu poszczególnych składów zarządu oraz księgi protokołów.
Weryfikacja konta w urzędach – rekomenduje się wystąpienie do właściwego urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie zaświadczenia o stanie zaległości lub przeprowadzenie weryfikacji sald.

W przypadku zagubienia faktur kosztowych brak pierwotnego dokumentu nie oznacza automatycznego wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz przepisami ustawy o rachunkowości (art. 20 i 21), podstawą ujęcia operacji w księgach oraz oceny podatkowej może być inny dowód księgowy (np. wyciąg bankowy z jednoznacznym opisem tytułu płatności, umowa wraz z protokołem odbioru dzieła/usługi lub potwierdzenie wykonania świadczenia), o ile pozwala on na rzetelne ustalenie faktu, celu oraz związku poniesionego kosztu z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Jak wyprostować zaległości w stowarzyszeniu i fundacji w obszarze sprawozdań finansowych?

Prawidłowe sporządzenie zaległych bilansów oraz rachunków zysków i strat rodzi najwięcej wątpliwości natury księgowej. Wiedza o tym, jak wyprostować księgowe zaległości w fundacji, opiera się na bezwzględnym zachowaniu ciągłości bilansowej wynikającej wprost z ustawy o rachunkowości [1]. Bilans zamknięcia roku poprzedniego musi być tożsamy z bilansem otwarcia roku następnego.

Procedura przebiega według niżej wyszczególnionych zasad.

Zasada chronologii – prace księgowe prowadzi się od najstarszego niezamkniętego roku do roku bieżącego. Niedopuszczalne jest sporządzenie sprawozdania za rok ubiegły z pominięciem lat wcześniejszych.
Format sprawozdania a kategoria jednostki – format sprawozdania zależy od statusu prawnego podmiotu i przyjętych zasad rachunkowości. Organizacje wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają bezwzględny obowiązek sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej XML (zgodnie ze schemami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów). Z kolei organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców (prowadzące wyłącznie działalność statutową), sporządzające sprawozdanie finansowe na podstawie załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości, mogą sporządzić sprawozdanie w postaci ustrukturyzowanej (XML) lub w innej postaci elektronicznej (np. plik PDF), zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości oraz art. 27 ust. 2 ustawy o CIT.
Zasady podpisywania sprawozdania – zgodnie z art. 52 ust. 2 i nast. ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy (np. zarząd fundacji lub stowarzyszenia), sprawozdanie podpisują wszyscy urzędujący członkowie tego organu ALBO co najmniej jedna osoba wchodząca w jego skład, po uprzednim złożeniu przez pozostałych członków oświadczeń potwierdzających, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane ustawą (bądź odmów złożenia takich oświadczeń). Obowiązek złożenia podpisów spoczywa na osobach pełniących funkcję kierownika jednostki w dacie sporządzenia sprawozdania.
Organ zatwierdzający – organ uprawniony do zatwierdzenia sprawozdania finansowego każdorazowo wynika z postanowień statutu danej organizacji. W stowarzyszeniach jest to co do zasady Walne Zebranie Członków (lub Zebranie Delegatów). W fundacjach organ ten musi być określony w statucie – może to być Rada Fundacji, Zgromadzenie Fundatorów, sam Fundator, a w razie braku wyodrębnienia organu nadzorczego w statucie – Zarząd Fundacji.

Gdzie złożyć zaległe sprawozdania finansowe?

Droga przekazania dokumentów zależy od wpisu w rejestrze.

Organizacje wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej (bez działalności gospodarczej) – przesyłają sprawozdania finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem dedykowanych bramek elektronicznych.
Organizacje wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – składają dokumenty wyłącznie drogą elektroniczną przez bezpłatne Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Masz pytania dotyczące księgowości w fundacji?

Przejdź do kontaktu

Zaległości podatkowe i zastosowanie czynnego żalu

Błędnym jest założenie, że, że brak osiągania dochodów przez organizację zwalnia z kontaktu z fiskusem. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają co do zasady obowiązek składania rocznego zeznania podatkowego CIT-8. Obowiązek ten dotyczy większości fundacji i stowarzyszeń, w tym podmiotów korzystających ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT (przeznaczenie dochodów na cele statutowe: kultura, edukacja, ochrona zdrowia). Wyjątek stanowią podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego na mocy art. 6 ust. 1 ustawy o CIT, które w określonych w ustawie warunkach są zwolnione ze sporządzania i przesyłania deklaracji CIT.

Rozważając, jak wyprostować formalne zaległości w stowarzyszeniu przed urzędem skarbowym, należy jednocześnie zastosować procedurę czynnego żalu opisaną w art. 16 Kodeksu karnego skarbowego [2].

Procedura ta polega na zawiadomieniu organu powołanego do ścigania o popełnieniu czynu zabronionego (np. niezłożeniu deklaracji w ustawowym terminie), zanim urząd powziął o tym wyraźnie udokumentowaną wiadomość. Czynny żal składa się w formie pisemnej lub elektronicznej przez portal e-Urząd Skarbowy, szczegółowo opisując przyczyny opóźnienia, wskazując osoby odpowiedzialne oraz dołączając brakujące deklaracje wraz z dowodem uiszczenia ewentualnych należności i odsetek za zwłokę.

Sprawozdawczość merytoryczna wobec organów nadzoru

Oprócz księgowości fundacje i stowarzyszenia podlegają nadzorowi administracyjnemu.

Sprawozdania merytoryczne fundacji

Zgodnie z art. 12 ustawy o fundacjach, fundacja składa corocznie sprawozdanie ze swojej działalności właściwemu ministrowi, ustalonemu według zakresu działalności fundacji i wskazanemu w rubryce Działu 1 rejestru KRS. Należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 12 ust. 2b ustawy o fundacjach, fundacja posiadająca status organizacji pożytku publicznego, która zamieściła sprawozdanie w bazie sprawozdań OPP prowadzonej przez Dyrektora NIW-CRSO, jest zwolniona z obowiązku składania odrębnego sprawozdania merytorycznego do właściwego ministra.

Nadzór nad stowarzyszeniami

W razie stwierdzenia zaniechań w sprawozdawczości fundacji właściwy minister lub starosta nie zawiesza zarządu w trybie natychmiastowym. Zgodnie z art. 14 ustawy o fundacjach, organ nadzorczy w pierwszej kolejności wyznacza zarządowi fundacji odpowiedni termin do usunięcia uchybień. Dopiero w przypadku bezskutecznego upływu tego terminu organ może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o zawieszenie zarządu fundacji i wyznaczenie zarządcy przymusowego. W przypadku stowarzyszeń właściwy starosta działa w trybie art. 25–29 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach (może wystąpić o udzielenie wyjaśnień, wystosować upomnienie, a w skrajnych przypadkach zwrócić się do sądu o nałożenie grzywny lub rozwiązanie stowarzyszenia). Podjęcie przez organizację rzetelnych działań naprawczych stanowi dla organu istotny argument przy ocenie celowości kierowania sprawy do sądu, choć decyzja w tym zakresie pozostaje w granicach ustawowych uprawnień nadzorczych organu.

Rozliczenie dotacji publicznych

W sytuacji, gdy zaszłości dotyczą niezłożenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego, sprawa wymaga natychmiastowego, bezpośredniego kontaktu ze zleceniodawcą (np. urzędem gminy lub urzędem marszałkowskim). Nierozliczona dotacja podlega zwrotowi do budżetu państwa lub samorządu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, co stwarza bezpośrednie zagrożenie egzekucyjne.

Odpowiedzialność członków zarządu i zabezpieczenie bytu organizacji

Pytanie o to, jak wyprostować zaległości w fundacji lub stowarzyszeniu, zadają przeważnie osoby, które niedawno weszły w skład zarządu i zastały nieuporządkowaną dokumentację po poprzednikach.

Zakres odpowiedzialności nowego zarządu wymaga precyzyjnego rozdzielenia reżimów prawnych:

Odpowiedzialność karna skarbowa (KKS): opiera się na zasadzie indywidualnej winy (art. 1 § 3 KKS). Nowy członek zarządu nie odpowiada za zaniechania (np. niezłożenie deklaracji podatkowej w terminie), które miały miejsce przed dniem objęcia przez niego funkcji. Odpowiada natomiast osobiście za własne zaniechania powstałe od momentu objęcia mandatu – np. za dalsze zaniechanie sporządzania sprawozdań lub brak złożenia zaległych deklaracji, jeśli stan ten utrzymuje się w czasie pełnienia przez niego funkcji.

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe organizacji (Ordynacja podatkowa): zgodnie z art. 116a w zw. z art. 116 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe podmiotu wyłącznie wtedy, gdy egzekucja z majątku organizacji okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a zaległości powstały w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu. Nowo powołany członek zarządu nie odpowiada swoim prywatnym majątkiem za zobowiązania podatkowe, których termin płatności upłynął przed objęciem przez niego funkcji w zarządzie.

W przypadku postępowań przed sądem rejestrowym, procedura z art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym [3] ma sformalizowany przebieg. Sąd rejestrowy, stwierdziwszy brak dokumentów, wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy termin 7 dni pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (art. 1052 KPC w zw. z art. 24 ust. 1 ustawy o KRS). Jednorazowa grzywna nie może przekroczyć 15 000 zł, jednak w razie dalszego niewykonania obowiązku sąd może nakładać kolejne grzywny tego samego rodzaju. Co istotne, zgodnie z art. 1052 zd. drugie KPC, w razie wykonania czynności przez zobowiązanego niezapłacone do tego czasu grzywny ulegają umorzeniu.

Skuteczne wyprowadzenie organizacji na prostą wymaga systematyczności, powierzenia ksiąg specjalistom znającym specyfikę trzeciego sektora oraz ścisłej współpracy z organami skarbowymi i sądowymi.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy za brak sprawozdań finansowych fundacji grozi automatyczne wykreślenie z KRS?

Nie następuje to automatycznie, lecz w drodze sformalizowanej procedury. Sąd rejestrowy w pierwszej kolejności wszczyna postępowanie przymuszające i wzywa do złożenia dokumentów pod rygorem grzywny. Jeśli wezwania pozostają bezskuteczne, a z akt sprawy wynika, że podmiot nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie zaprzestał prowadzenia działalności, sąd może wszcząć postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

2. Co zrobić, jeżeli brakuje wyciągów bankowych i dokumentów z lat ubiegłych?

Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku do banku o wydanie wtórników wyciągów bankowych za okresy objęte obowiązkiem przechowywania ksiąg. W odniesieniu do brakujących faktur kosztowych należy podjąć próbę uzyskania duplikatów od kontrahentów. Jeżeli duplikatu nie da się pozyskać, wydatek może zostać zaksięgowany na podstawie dowodu zastępczego (zgodnie z przepisami o rachunkowości), a jego kwalifikacja podatkowa jako kosztu uzyskania przychodu zależy od możliwości obiektywnego wykazania faktu i celowości poniesienia wydatku w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

3. Kiedy członek zarządu odpowiada majątkiem za zaległości podatkowe organizacji?

Odpowiedzialność ta opiera się na art. 116a w zw. z art. 116 Ordynacji podatkowej i powstaje jedynie w sytuacji, gdy egzekucja prowadzona przeciwko organizacji okaże się bezskuteczna. Ponadto członek zarządu odpowiada wyłącznie za te zaległości podatkowe, których termin płatności przypadał w czasie pełnienia przez niego funkcji w zarządzie. Nowy członek zarządu nie ponosi odpowiedzialności majątkowej za zaległości podatkowe powstałe w czasie kadencji poprzedników.

4. Czy zaległe sprawozdania finansowe za kilka lat można sporządzić w jednym dokumencie zbiorczym?

Nie. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek sporządzania odrębnego sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy. Każde sprawozdanie musi obejmować bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową dla danego okresu dwunastu miesięcy, a także wymaga odrębnej uchwały zatwierdzającej właściwego organu statutowego.

5. Jakie konsekwencje niesie brak sprawozdań dla organizacji posiadającej status OPP?

Niezłożenie sprawozdania merytorycznego lub finansowego w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności (NIW-CRSO) w terminie do 15 lipca (lub 30 listopada w przypadku odmiennego roku obrotowego) skutkuje wykreśleniem organizacji z wykazu podmiotów uprawnionych do otrzymywania 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych na dany rok podatkowy oraz może zainicjować kontrolę ministerialną prowadzącą do odebrania statusu OPP.

Przypisy:

¹ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) – art. 45 ust. 1g (format sprawozdań), art. 52 (zasady sporządzania i podpisywania sprawozdań, w tym tryb oświadczeń), art. 69 (złożenie do rejestru) oraz art. 74 (okresy przechowywania dokumentacji). ² Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2023 r. poz. 654 z późn. zm.) – art. 16 (warunki skuteczności instytucji czynnego żalu) oraz art. 56 i 56b (odpowiedzialność karna skarbowa za nieterminowe składanie deklaracji). ³ Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2023 r. poz. 685 z późn. zm.) – art. 24 (postępowanie przymuszające sądu rejestrowego i odesłanie do art. 1052 KPC w zakresie wymierzania oraz umarzania grzywien).